BZM+ Dokumentation

Einleitung

BZM+ ist ein am KIT entwickeltes Zusatzprodukt zum Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (BZM) um Ihnen weitere Funktionen und Informationen in einer leicht zu bedienenden Oberfläche anzubieten. Die Hauptfunktion von BZM+ liegt in der Möglichkeit Bewertungsergebnisse über eine Excel-Datei nach BZM zu importieren. Zusätzlich bietet es Ihnen aber auch einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Ihre Studienangebote und deren Bewerbungen. Ausführliche und moderne Statistiken zu Ihren Studienangeboten runden das Angebot ab.

Touren

Viele Seiten bieten Ihnen über einen

Tour-Button die Möglichkeit sich die Funktionen der Seite genauer zeigen zu lassen. Aus diesem Grund ist die Dokumentation hier kürzer gehalten und die entsprechenden Überschriften der Dokumentation mit einem -Icon versehen.

Zugriffsrechte

Für die Nutzung von BZM+ ist eine aktive Rolle in BZM erforderlich. Einige Funktionen stehen dabei nur speziellen Rollen zur Verfügung. So kann z.B. ein Import von Bewertungsergebnissen nur als "Koordinator/in Auswahlverfahren" erfolgen.

Ihre Studienangebote

Der Einstieg in BZM+ erfolgt über die Liste Ihrer Studienangebote, auf welche Sie auch in BZM Zugriff haben. Da unter Umständen mehrere Semester gleichzeitig aktiv sind, können Sie auf der rechten Seite zwischen den einzelnen Semestern wechseln. In der Liste sehen Sie neben den Namen der Studienangebote auch den jeweiligen Bewerbungszeitraum sowie die Anzahl der bis dahin eingegangenen Bewerbungen.

Gruppen von Studienangeboten

Aus der Liste der Studienangebote heraus können Sie eine Gruppe erstellen. Eine Gruppe kann dabei eine beliebige Anzahl Studienangebote beinhalten. Gruppen bieten Ihnen die Möglichkeit, aggregierte Bewerbungslisten sowie Statistiken über mehrere Studienangebote zu erhalten. Gruppen können sowohl temporär genutzt als auch dauerhaft gespeichert werden, indem Sie der Gruppe einen Namen vergeben. Die Gruppe steht Ihnen anschließend in der Liste der Studienangebote in der Seitenleiste zur Verfügung. Das Arbeiten mit Bewerbungen und Statistiken innerhalb einer Gruppe ist identisch zur Arbeit mit einzelnen Studienangeboten (s.u.). Gruppen bieten sich häufig dann an, wenn man mehrere ähnliche Studienangebote miteinander kombiniert betrachten möchte (z.B. alle Bewerbungen in höheren Fachsemestern über mehrere Studienangebote hinweg).

Ansicht eines Studienangebots

Durch Auswahl eines Studienangebots erhalten Sie eine Übersicht über das ausgewählte Studienangebot. Hier finden Sie wichtige Kennzahlen (Bewerbungen, Zulassungen, Immatrikulationen) sowie eine visuelle Darstellung der aktuellen Bewerbungen pro Status. Abschließend finden Sie eine Grafik, die den zeitlichen Verlauf der Eingänge anzeigt. Hierbei wird Ihnen sowohl als Balken die Anzahl Bewerbungen am jeweiligen Tag, als auch die bis zu diesem Tag insgesamt eingegangen Bewerbungen angezeigt. So sehen Sie auf einen Blick, in welchem Zeitraum sich die Bewerber in Ihren Studienangeboten primär bewerben und können ggf. die Personalplanung daran anpassen. Aus dem Studienangebot heraus kommen Sie über die Seitenleiste zu den wichtigsten Funktionen:

• Der Punkt "Bewerbungen" führt Sie zur Bewerbungenliste des Angebots mit vielen Filter- und Suchmöglichkeiten.
• "Statistiken" führt Sie zu einer Vielzahl von Statistiken.
• Unter dem Block "Import von Bewertungen" finden Sie die Vorlage sowie wie Importmöglichkeit für das Erfassen von Bewertungen über die Massenimport-Schnittstelle.
• "Weitere Downloads" bieten Ihnen Rohdaten Ihrer Bewerbungen in verschiedenen Formaten zur Weiterverarbeitung.

Liste der Bewerbungen (Studienangebot oder Gruppe)

Vom Dashboard oder der Liste der Studienangebote aus kommen Sie zu der Liste der Bewerbungen in einem Studienangebot oder einer Gruppe. Hier sehen Sie die wichtigsten Angaben und können die Liste nach Eingangsdatum der Bewerbung sowie der Immatrikulationsfrist sortieren. Über den Statusfilter und die Freitextsuche in der Seitenleiste finden Sie schnell die relevanten Bewerbungen. Mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur oder der Blätternfunktion oberhalb der Liste können Sie schnell zwischen den einzelnen Ergebnisseiten wechseln und das Linksymbol am Ende der Spalte führt Sie direkt zu der entsprechenden Bewerbung in BZM. Sie können eine einzelne Bewerbung öffnen, indem Sie die Zeile anklicken. Über einen Mittel- oder Rechtsklick auf die Bewerbungsnummer kann die Bewerbung auch in einem neuen Reiter geöffnet werden um so schnell mehrere Bewerbungen gleichzeitig zu öffnen.

Statistiken

BZM+ bietet Ihnen für Ihre Studienangebote sowie Studienangebotsgruppen eine Vielzahl von Statistiken zu Status, Demografie, Hochschul- sowie Masterzugangsberechtigung. Die dargestellten Diagramme können auch abgespeichert werden, um diese z.B. in einem abschließenden Bericht zu verwenden.

Import von Bewertungsergebnissen

BZM+ enthält die vorherige Massenimport-Software, bringt aber viele Neuerungen und Verbesserungen mit sich. Der Import dient dazu, bei großen Bewerberzahlen die Bewertungsergebnisse nicht länger einzeln erfassen zu müssen. Stattdessen kann manuell oder durch andere Softwareprodukte eine Excel-Datei erzeugt werden, welche alle relevanten Daten enthält. BZM+ validiert diese und überträgt Sie auf Wunsch dann nach BZM. Sie können mit dem Import starten indem Sie aus einem Studienangebot heraus die Vorlage herunterladen. Diese enthält bereits alle Bewerbungen in Ihrem Studienangebot, sowie evtl. bereits vorhandene Bewertungen. Nach dem Ausfüllen der Datei kann diese über den Menüpunkt "Importieren" wieder nach BZM+ hochgeladen werden. Sie erhalten nach dem Hochladen eine Kontrollansicht in der alle Änderungen (sowie potentielle Probleme) aufgeführt werden. Wenn Sie keine Probleme feststellen können Sie nun die Übertragun starten. Diese läuft automatisch im Hintergrund weiter, selbst wenn Sie die Seite verlassen sollten. Während der Übertragung sehen Sie den aktuellen Fortschritt, sowie den sich derzeit in Bearbeitung befindlichen Datensatz anhand der Icons. Wurde die Übertragung beendet, erhalten Sie vom System automatisch eine E-Mail mit einem Link über den Sie das Ergebnis betrachten können.

Detailansicht einer Bewerbung

Nachdem Sie eine Bewerbung in der Bewerbungenliste ausgewählt haben, erhalten Sie eine Gesamtansicht der jeweiligen Bewerbung. Die einzelnen Bestandteile (Bausteine in BZM) werden jeweils als farbige Kästchen dargestellt. Je nach Rolle stehen Ihnen dabei nicht immer alle Bestandteile zur Verfügung. Diese Seite erlaubt es Ihnen sich schnell mit der gesamten Bewerbung vertraut zu machen. Jeder Kasten enthält außerdem im Kopf einen direkten Link zum jeweiligen Baustein in BZM, falls Sie Änderungen an diesem Baustein vornehmen müssen. Wurden im Rahmen der Papierlosen Bewerbung Dokumente hochgeladen erscheinen diese unter dem Namen des jeweiligen Dokumenttyps im dazugehörigen Kasten als Büroklammer-Symbol. Bei mehreren Dateien werden auch mehrere Symbole dargestellt. Ein hochgestelltes i deutet auf Bemerkungen, die der Bewerbungen zu diesem Dokument hinterlegt hat, hin. Sie können das Dokument direkt durch Klick auf das Symbol in einem in BZM+ integriertem Fenster öffnen und von dort aus bei Bedarf herunterladen. Wurden in einem Baustein mehrere Angaben gemacht (z.B. verschiedene Außercurriculare Leistungen), können Sie über die Blättern-Funktion innerhalb des Bausteins zwischen diese hin- und herspringen. Greifen Sie aus einer Liste von Bewerbungen auf eine Bewerbung zu, haben Sie die Möglichkeit direkt zu der vorhergehenden oder nachfolgenden Bewerbung zu springen. Hierbei wird die Sortierung und Filterung der Bewerbungenliste berücksichtigt, so dass Sie sich schnell die für Sie wichtigen Bewerbungen anschauen können. In der Seitenleiste finden Sie einen Punkt "Bewertung", der das Berechnungsschema für diese Bewerbung detailliert aufschlüsselt. So können Sie bequem einsehen, wie es zu der dargestellten Gesamtpunktzahl kommt.