Vergabeverfahren

Überblick

Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Platzvergabeverfahren, um verfügbare Plätze möglichst passend zu Ihrer Veranstaltung zu vergeben. Derzeit unterstützen wir die folgenden Verfahren:

• Manuelle Auswahl
  Sie können in der Teilnehmerliste Zusagen und Absagen vergeben. Hierbei können Sie die bei der Anmeldung hinterlegten Angaben berücksichtigen.
• Losverfahren
  Zu einem von Ihnen festlegten Zeitpunkt werden unter allen Bewerbern die verfügbaren Plätze verlost. Ein Nachrücken erfolgt dann nach dem Windhundprinzip.
• Optimale Verteilung
  Alle Bewerber werden anhand ihrer Präferenzen auf eine Menge von Terminen, Themen oder Veranstaltungen optimal verteilt.
• First Come First Served
  Auch bekannt als Windhundprinzip werden die Plätze hier nach Eingangszeitpunkt der Bewerbung vergeben. Dies ist für Bewerber bei beliebten Veranstaltungen oft mit erheblichen Nachteilen verbunden.
• Fachsemester-Ranking
  Bildet zum angegebenen Zeitpunkt eine Rangliste und vergibt die Plätze nach dieser. In der Nachrückphase werden die Plätze nach der Rangliste und weitere Plätze nach Verlosung vergeben.

Manuelle Auswahl

Besonders geeignet für: Seminare oder kleine Veranstaltungen bei denen Sie möglichst passende Teilnehmer finden möchten.

In der Anmeldeliste Ihres Verfahren finden Sie alle eingegangenen Anmeldungen. Dort können entweder über das Hinzufügen der Spalten oder die Detailansicht die erfolgten Themenbewertungen (falls vorhanden) und gemachten Angaben (falls abgefragt) eingesehen werden. Anschließend können Sie über die Status- und Themen-Dropdowns (Ansicht 1) oder die Status- und Themenbuttons (Ansicht 2) eine Auswahl treffen und entscheiden, ob Teilnehmer ein Teilnahme-Angebot (muss bestätigt werden) oder eine Zusage (muss nicht mehr bestätigt werden) erhalten. Es kann auch der Status Warteliste verwendet werden um potentielle Nachrücker zu informieren, allerdings erfolgt kein automatisches Nachrücken.

Durch Speichern der Änderungen werden die Statusänderungen wirksam und Studierende informiert. Bei Absage/nicht fristgerechter Bestätigung durch Studierende werden alle eingetragenen Dozierenden per E-Mail über den freigewordenen Platz benachrichtigt. Eine automatische Nachbesetzung erfolgt nicht.

Losverfahren

Besonders geeignet für: Veranstaltungen mit begrenzter Platzzahl und oftmals großer Nachfrage, z.B. Seminare oder Sprachkurse.

Das Losverfahren nimmt den Zeitdruck aus dem Windhundverfahren/First Come First Served und erlaubt es Interessenten sich innerhalb des Anmeldezeitraums entspannt anzumelden. Zum festgelegten Loszeitpunkt werden die Plätze unter allen eingegangenen Anmeldungen verlost. Bleiben oder werden Plätze frei wird die Verlosung periodisch erneut durchgeführt, um die freien Plätze aus der Warteliste oder zwischenzeitlich eingegangenen Anmeldungen weiter zu besetzen bis das Nachrückende erreicht ist. Dabei werden Personen von der Warteliste (d.h. Teilnehmer eines vorherigen Losverfahrens ohne Zusage) bevorzugt. Ein manueller Eingriff ist nicht notwendig.

Optimale Verteilung

Besonders geeignet für: Große Veranstaltungen, bei denen eine Vielzahl von Terminen oder Themen zur Verfügung steht und Sie die die Interessenten möglichst optimal verteilen möchten, z.B. Tutorien.

Bei der optimalen Verteilung müssen alle Bewerber eine Bewertung von Themen, Terminen oder Veranstaltungen bei der Anmeldung abgeben. Nach Ende des Anmeldezeitraums können Sie dann die optimale Verteilung ausführen. Hierbei wird lineare Optimierung genutzt, um alle (oder falls das Platzangebot nicht genügt: möglichst viele) Anmeldungen nach der jeweiligen Präferenz auf die verfügbaren Themen/Termine zu verteilen.

Dieses Verfahren versucht die Gesamtzufriedenheit, welches die durchschnittliche Zufriedenheit mit der Terminzuweisung jedes einzelnen Teilnehmers, zu maximieren.

Nach der Optimierung sehen Sie wie die Verteilung und Zufriedenheit aussieht und können ggf. Anpassungen an den verfügbaren Plätzen vornehmen.

First Come First Served

Besonders geeignet für: Veranstaltungen mit begrenzter oder unbegrenzter Platzzahl und mittlerer Nachfrage, z.B. Klausureinsichten.

First Come First Served, auch als Windhundverfahren bekannt, vergibt Plätze nach Eingangszeitpunkt der Bewerbung. Um Überbuchungen durch gleichzeitigen Eingang zu vermeiden, legt das System daher alle Anmeldungen zuerst im Status Offen an, und vergibt anschließend verfügbare Plätze nach Reihenfolge in der Datenbank. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie nicht plötzlich mit mehr Zusagen als verfügbaren Plätzen konfrontiert werden. Personen, die sich über die Platzzahl der Veranstaltung hinaus anmelden, erhalten den Status Warteliste.

Wenn Sie dieses Verfahren in Kombination mit Themen oder Terminen verwenden, müssen Interessenten bei der Anmeldung eines der Themen oder der Termine auswählen. Ist in diesem Thema/Termin noch Platz frei, erhält die Person automatisch eine Zusage für die Wahl. Optional kann eine Warteliste für Themen oder Termine aktiviert werden.

Bitte beachten Sie: First Come First Served benachteiligt Interessenten, welche zum Anmeldestart zeitlich oder technisch verhindert sind (z.B. Auslandsaufenthalt, Urlaub, ...) erheblich. Bitte überlegen Sie, ob daher ein anderes Verfahren (z.B. Losverfahren) gerade bei hoher Nachfrage nicht ebenso funktionieren würde.

Fachsemester-Ranking

Besonders geeignet für: Verfahren, in denen Studierende in einem höheren Fachsemester bevorzugt werden sollen

Dieses Verfahren nutzt eine speziell berechnete Rangliste (basierende auf Fachsemester und Loszahl bei Gleichstand) um freie Plätze zu vergeben. Hierbei werden Plätze initial durch die Rangliste, anschließend durch die Warteliste und neue Anmeldungen erneut durch eine Ranglistenberechnung vergeben. Der Ranglisten-Score wird aus dem aktuellen Fachsemester in Relation zur Regelstudienzeit berechnet. Dabei wird das Fachsemester auf die Regelstudienzeit gekappt, so dass alle Semester über der Regelstudienzeit wie die Regelstudienzeit gelten. Zusätzlich wird eine Loszahl erzeugt um bei Gleichstand eine eindeutige Reihenfolge herzustellen.

Score-Berechnung: 100 * MIN(1, Ist-FS % Soll-FS) + Loszahl Beispiele

• 3. FS Bachelor: 100*(3/6) + Los = 50,XXX
• 6. FS Master: 100*(MIN(1, 6/4)=1) + Los = 100,XXX

Alle 24 Stunden nach der initialen Verlosung erfolgt eine weitere Verlosung bis der Nachrückzeitpunkt erreicht ist, d.h. es wird nicht unmittelbar nachgerückt.

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Deaktivieren der Warteliste

neu ab v2.10.0 (Ende August 2024)

Für die meisten Vergabeverfahren haben Sie nun die Möglichkeit die Warteliste zu deaktivieren. Die Warteliste kann sowohl vor Beginn des Verfahrens als auch mitten im Verfahren deaktiviert werden. Wird die Warteliste deaktiviert, so werden alle Personen, die sich bereits auf der Warteliste befinden, in den Status "Abgelehnt" gesetzt.

Die Deaktivierung der Warteliste hat abhängig vom Vergabeverfahren unterschiedliche Auswirkungen:

Verfahren: Manuelle Auswahl

Ist die Warteliste deaktiviert, steht der Button zur manuellen Vergabe eines Wartelisten-Status nicht länger zur Verfügung.

Verfahren: Losverfahren

Bei einer deaktivierten Warteliste werden die Plätze unter allen Anmeldungen im Status "Offen" verlost. Anmeldungen, welche bei der Verlosung keinen Platz erhalten werden nicht mehr auf den Status Warteliste gesetzt sondern erhalten unmittelbar eine Absage. Im nach der Verlosung folgenden First Come First Served Modus ist eine Anmeldung nur möglich, wenn noch Plätze verfügbar sind.

Verfahren: Optimale Verteilung

In diesem Verfahren gibt es keine Warteliste. Daher hat die Deaktivierung der Warteliste keine Auswirkungen, außer, dass der Button in der Teilnehmerliste nicht mehr zur Verfügung steht.

Verfahren: First Come First Served

Bei einem First Come First Served Verfahren ohne Warteliste sind Plätze nur bis zur angegebenen Platzzahl anmeldbar. Ist die Platzzahl erreicht, ist die Anmeldung für die Veranstaltung nicht mehr möglich.

Verfahren: Fachsemester-Ranking

Vergleichbar zum Losverfahren werden bei einer deaktivierten Warteliste die Plätze unter allen Anmeldungen im Status "Offen" verlost. Anmeldungen, welche bei der Verlosung keinen Platz erhalten werden nicht mehr auf den Status Warteliste gesetzt sondern erhalten unmittelbar eine Absage.