Infobriefe über BZM+

Als Koordinator/in Auswahlverfahren haben Sie die Möglichkeit für Ihre Studienangebote sogenannte Infobriefe zu hinterlegen. Infobriefe sind einzelne PDF-Dateien, die automatisch an Bewerber/innen versendet werden, wenn diese einen bestimmten Status in BZM erreichen. Diese können z.B. genutzt werden um allgemeine Informationen zur Bewerbung mitzuteilen oder zu Veranstaltungen (z.B. Einführungsveranstaltungen) einzuladen.

Derzeit unterstützen wir die Status "Elektronisch eingegangen" und "Zulassung beschieden".

• Elektronisch eingegangen ist der Status, den eine Bewerbung direkt nach Abschicken durch den/die Bewerber/in erhält.
• Zulassung beschieden ist der Status, den eine Bewerbung erhält, wenn sie die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt und der/die Bewerber/in ein Zulassungsangebot erhalten hat. Die Immatrikulation wurde zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht durchgeführt.

Bewerbende, die einen dieser Status erhalten und bei deren Studienangebot ein Infobrief für dieses Studienangebot hinterlegt ist, erhalten automatisch den Infobrief im Bewerbungsportal hinterlegt. Sie werden über das neue Dokument informiert und können es über das Bewerbungsportal einsehen. Die Hinterlegung erfolgt einmal täglich.

Inhalte von Infobriefen

Bitte stimmen Sie die Inhalte von Infobriefen immer mit Frau Kurz (SLE) ab. Die Infobriefe sind ein offizielles Dokument und müssen den Vorgaben der Zulassungsordnung entsprechen. Einfache Korrekturen wie geänderte Fristen, Ansprechpartner oder Links können Sie selbstständig vornehmen. Bei größeren Änderungen stimmen Sie diese bitte zuerst ab, bevor Sie die Dateien hochladen.

Darstellung in BZM+

In der Übersicht Ihrer Studienangebote finden Sie ab sofort einen Block "Infobriefe", welcher Ihnen den aktuellen Status Ihrer Infobriefe anzeigt. Grüne Status zeigen an, dass der Infobrief erfolgreich hinterlegt wurde. Ein Klick auf die Statusbezeichnung öffnet das Dokument, so dass Sie jederzeit die konkreten Inhalte kontrollieren können. Graue Status zeigen an, dass noch kein Infobrief hinterlegt wurde.

Löschen von Infobriefen

Ist für einen Status ein Infobrief hinterlegt, können Sie über das rechte Dropdown-Symbol die Löschfunktion für diesen Infobrief aufrufen. Nach einer weiteren Bestätigung wird der Infobrief dann dauerhaft gelöscht. Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, Sie können aber jederzeit einen neuen Infobrief hinterlegen.

Hinterlegen von Infobriefen

Existiert für den jeweiligen Status noch kein Infobrief, können Sie über den Dropdown-File den "Hinterlegen-Dialog" aufrufen. Hier können Sie den Infobrief hochladen und speichern. Bitte beachten Sie, dass pro Status und Studienangebot nur ein Dokument hinterlegt werden kann. Als Dokumenttypen sind lediglich PDF-Dateien zulässig.

Aktualisieren von Infobriefen

Um Infobriefe zu aktualiseren, löschen Sie bitte zuerst den vorhandenen Infobrief und laden anschließend eine neue Datei hoch.

Fragen und Antworten

Wann werden neu hinterlegte Infobriefe verschickt?

Infobriefe werden einmal täglich für alle Bewerbungen, die den entsprechenden Status erreicht haben, verschickt. Sollten Sie einen Infobrief für einen Status hinterlegen, in dem bisher kein Infobrief hinterlegt war, wird dieser nachträglich auch an alle Bewerbungen verschickt, die früher bereits diesen Status besaßen. Wurde für eine Kombination aus Bewerbung und Status bereits ein Infobrief verschickt, erfolgt kein erneuter Versand mit einem geänderten Infobrief, d.h. Bewerbende erhalten pro Bewerbung und Status maximal einmalig einen Infobrief.

Kann ich mehrere Infobriefe hinterlegen?

Es kann pro Studienangebot und Status nur ein Infobrief hinterlegt werden. Es ist möglich unterschiedliche Infobriefe für Bewerbungen im 1. Fachsemester und im höheren Fachsemester zu verwenden.

Muss ich Infobriefe jedes Semester neu hinterlegen?

Nein, Infobriefe bleiben dauerhaft in Ihrem Studienangebot erhalten und müssen nur bei Bedarf aktualisiert werden. Infobriefe sind somit nicht semesterspezifisch. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Inhalte der Infobriefe selbst verantwortlich sind und denken Sie daran, diese bei Bedarf zu aktualisieren.

Wie kann ich im Sommersemester und Wintersemester unterschiedliche Infobriefe verschicken?

Derzeit ist keine semesterabhängige Versendung von Infobriefen möglich. Sie müssen hier zu Beginn des jeweiligen Bewerbungszeitraums manuell die Infobriefe austauschen.

Was ist mit Infobriefen für Studienangebote, die es nicht in jedem Semester gibt?

Infobriefe werden dauerhaft und semesterübergreifend im Studienangebot hinterlegt. Sollte Ihr Studienangebot (z.B. Bachelor 1. Fachsemester) in einem Semester nicht verwendet werden, werden entsprechend auch keine Infobriefe verschickt.

Wer kann die Infobriefe für ein Studienangebot einsehen und verwalten?

Infobriefe können durch Personen mit der Rolle "Koordinator/in Auswahlverfahren" für eigene Studienangebote sowie durch zentrale Rollen verwaltet werden. Die Einsicht in bereits hinterlegte Infobriefe ist auch für die Rollen "Bearbeiter/in fachliche Bewertung" sowie "Bearbeiter/in Einstufung höheres Fachsemester" in den jeweils zugeordneten Studienangeboten möglich.

Wie kann ich hochgeladene Infobriefe herunterladen?

Sie können mit Rechtsklick -> Link speichern unter... auf einem Status den jeweiligen Infobrief abspeichern.

Wie kann ich englischsprachige Infobriefe hinterlegen?

Derzeit ist nur ein Dokument pro Status vorgesehen, da auch Sprachpräferenzen der Bewerbenden nicht bekannt sind. Wir empfehlen daher alle Infobriefe zweisprachig zu verfassen.