Gruppen von Anmeldeverfahren

Was sind Gruppen?

Gruppen sind ein Hilfsmittel, um mehrere Anmeldeverfahren zusammenzufassen. Diese Gruppierung bietet Ihnen verschiedene zusätzliche Möglichkeiten und Komfortfunktionen, insbesondere wenn Sie mit vielen Veranstaltungen arbeiten. Gruppen haben einen Langtitel, welcher möglichst sprechend sein sollte sowie eine Kurzbezeichnung, die in Links und Anzeigen mit wenig Platz verwendet wird.

Inhaltliche Gruppierung

Der einfachste Anwendungsfall von Gruppen liegt darum, mehrere Anmeldeverfahren inhaltlich zusammenzufassen. So ist für Interessierte direkt sichtbar, welche Veranstaltungen inhaltliche Ähnlichkeiten haben oder in irgendeiner Form zusammengehören. So könnte eine inhaltliche Gruppierung z.B. sein "Seminare des Instituts XYZ" oder "Veranstaltungen des Lehrstuhls ABC".

Die inhaltliche Gruppierung hat den Vorteil, dass Gruppen direkt über einen eigenen Link im Angebot aufgerufen werden können und Sie somit z.B. von Ihrer Webseite oder in E-Mails direkt auf ihr eigenes Angebot verlinken können. Gruppenlinks haben die Form https://plus.campus.kit.edu/signmeup/procedures/[Semester]/Alle/[Gruppenkürzel]. Sie erhalten den Link indem Sie den Link-Kopieren-Button auf Ihrer Verwalten-Seite an Ihrer Gruppe nutzen oder im Angebot den Suchfilter auf Ihre Gruppen stellen und dann die aktuelle URL kopieren.

Rechtevergabe

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Gerade wenn Sie mit vielen Veranstaltungen arbeiten, kann es sehr mühsam sein, für jedes einzelne Anmeldeverfahren die Zugriffsrechte zu vergeben. Gruppen bieten hier eine einfache Möglichkeit, die Rechte für mehrere Veranstaltungen auf einmal zu vergeben. Alle an der Gruppe mit Zugriff eingetragenen Personen erhalten automatisch Zugriff auf die zugehörigen Anmeldeverfahren. So müssen diese nicht länger an jedem einzelnen Anmeldeverfahren eingetragen werden.

Einschränkung der Anmeldungen

Gruppen dienen jedoch nicht nur der Bequemlichkeit. Sie bieten auch eine mächtige Möglichkeit die Anmeldemöglichkeiten von Interessierten zu steuern. Dank der Anmeldebeschränkung können Sie festlegen, auf wie viele Anmeldeverfahren innerhalb einer Gruppe sich eine Zielgruppe (entweder alle Personen oder differenziert nach Studiengang) anmelden können.

Ein Beispiel wäre, dass Sie vielleicht 10 Seminare anbieten, aber vermeiden möchten, dass sich Studierende für mehr Seminare anmelden, als sie realistisch belegen können und dann Plätze zwar belegt sind, aber niemand erscheint. Hierzu könnten Sie die allgemeine Anmeldebeschränkung z.B. auf "3 Verfahren" festlegen. Interessierte können sich dann auf maximal 3 der 10 Seminare anmelden.

Ebenso können Sie die Anmeldung statt über jedes Verfahren einzeln auch für die ganze Gruppe auf gewisse Studiengänge beschränken. So könnten Sie z.B. die allgemeine Anmeldebeschränkung auf 0 setzen (d.h. keine Anmeldung zulassen) und dann die Anmeldung für ausgewählte Studiengänge auf einen höheren Wert oder auf unbegrenzt setzen. So stellen Sie sicher, dass sich nur die passenden Zielgruppen auch anmelden können. Interessierte können sich jederzeit von einem Verfahren abmelden um dadurch ihre Anmeldeanzahl zu reduzieren und wieder Platz innerhalb der Beschränkung zu schaffen.

Einschränkung der Teilnahmebestätigungen

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Neben der Anzahl der Anmeldungen können Sie auch die Anzahl der Teilnahmebestätigungen innerhalb einer Gruppe steuern (sowohl global als auch studiengangspezifisch). Dies ist dann nützlich, wenn Sie zwar mehrere Anmeldungen zulassen möchten, aber die Zusagen einschränken wollen.

Typischer Einsatzzweck sind Parallelveranstaltungen oder Veranstaltungen, bei denen Studierende nur eine Veranstaltung aus einem Pool erfüllen müssen bzw. sollen. Wenn Sie die Teilnahmebestätigungen einschränken, prüft das System bei der Bestätigung, ob die erlaubten Zusagen innerhalb der Gruppe bereits erreicht sind. Ist dies der Fall wird die Bestätigung abgelehnt und der Interessent muss erst eine Abmeldung von einer anderen Veranstaltung in der Gruppe bevor er eine weitere Teilnahmebestätigung durchführen kann. Diese Einstellung wirkt sich nur aus, wenn für die Anmeldeverfahren die Teilnahmebestätigungen aktiviert sind.

Aktivierung von Boosts

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Gruppen erlauben es sogenannte Boosts zu aktivieren. Boosts sind ein neues Feature, welches es Nutzenden ermöglicht, erfolgte Anmeldungen mit einem Boost 🚀 versehen. Durch einen Boost wird die Anmeldung im jeweiligen Platzvergabeverfahren überdurchschnittlich stark gewertet. Die Funktion dient also dazu Bewerbern eine gewisse Priorisierung ihrer Anmeldungen zu ermöglichen.

Kombination von Gruppen

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Die oben genannten Einsatzzecke von Gruppen können Sie neuerdings ebenfalls nach Belieben kombinieren indem Sie Verfahren mehrere Gruppen zuordnen. So können Sie beliebige Teilmengen bilden.

Vorstellbar wäre z.B. eine informative Gruppierung über alle Ihre Veranstaltungen, kombiniert mit einer zweiten Gruppe zur Anmeldebeschränkung für eine Teilmenge sowie einer dritten Gruppe für die Beschränkung der Teilnahmebestätigungen für Parallelkurse. Bei Beschränkungen gilt die restriktivste Einstellung, die auf den aktuellen Benutzer zutrifft. Diese Kombinationsmöglichkeiten bieten Ihnen eine große Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Anmeldeverfahren.