Themenvergabe mit Genehmigung

Sie können über SignMeUp auch eine Themenvergabe mit einem Genehmigungsschritt durch den Betreuer einrichten. Der Unterschied zur normalen First Come First Served Anmeldung mit Themenwahl ist, dass hier pro Thema ein Betreuer hinterlegt werden kann und dieser die jeweilige Anmeldung genehmigen oder ablehnen kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine Themenvergabe mit einer begrenzten Anzahl an Plätzen pro Thema haben oder möchten, dass Studierende sich vorher mit dem Betreuer in Verbindung setzen.

Eine Besonderheit bei diesem Vorgehen ist, dass die Betreuer automatisch über eine anstehende Genehmigung informiert werden und diese Genehmigung auch ohne Login in SignMeUp ausführen können. Dies geschieht über einen Link in der E-Mail, die an den Betreuer geschickt wird. Der Betreuer kann dann die Anmeldung genehmigen oder ablehnen und der/die Studierende wird automatisch über die Entscheidung informiert. Der Betreuer benötigt auch keine Zugriffsrechte auf das Anmeldeverfahren selbst.

Einrichtung der Themenvergabe mit Genehmigung

Damit die Themenvergabe erfolgreich funktioniert, müssen Sie Ihr Anmeldeverfahren wie folgt konfigurieren:

1. Anmeldung und Vergabe -> Vergabeverfahren: Manuelle Vergabe - So ist sichergestellt, dass neue Anmeldung vorerst im Status Offen bleiben.
2. Weitere Angaben -> Benachrichtigung bei neuen, offenen Anmeldungen zu eigenen Themen aktivieren - Dadurch werden die an Themen eingetragenen Personen automatisch über neue Anmeldungen informiert und erhalten einen Link für die login-freie Genehmigung.
3. Themen und Termine - Fügen Sie bei Themen, Terminen oder Veranstaltungen einfach den entsprechenden Betreuer als Person hinzu.
4. Themen und Termine -> Verwendung: Auswahl eines Eintrags - Dies aktiviert die Auswahl eines der vorgegebenen Themen bei der Anmeldung.

Ablauf

1. Der Studierende meldet sich im Anmeldeverfahren an und wählt dabei ein Thema aus. für ein Thema an. Dieser erhält eine Anmeldebestätigung. Gleichzeitig wird die am Thema eingetragene Person über die neue Anmeldung informiert und gebeten, die Genehmigung zu erteilen oder abzulehnen.
2. Der Betreuer klickt auf den Link in der Mail und wird auf die Genehmigungsseite weitergeleitet. Dort sieht er die Details der Anmeldung (inkl. abgefragten weiteren Angaben) und kann diese genehmigen oder ablehnen.
3. Der Studierende erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des Betreuers. Bei Genehmigung wird die Anmeldung auf den Status "Zusage" gesetzt, bei Ablehnung auf den Status "Abgelehnt".

Beispiel

E-Mail an den Betreuer:

Genehmigungsseite:

Fragen und Antworten

Muss der Betreuer am Anmeldeverfahren hinterlegt sein?

Nein, es genügt, dass der Betreuer bei dem Thema hinterlegt ist. Der Betreuer erhält dann automatisch eine E-Mail mit dem Link zur Genehmigung. Dieser Link berechtigt den Status für diese konkrete Anmeldung einmalig zu setzen.

Funktioniert dies nur mit Themen?

Die Genehmigung ist mit jeder Art von Unterthemen (d.h. Themen, Terminen, Veranstaltungen und der neuen Personeneintrag-Art) möglich. Sie können also auch eine Genehmigung für einen Termin oder eine Veranstaltung einrichten.

Muss der Betreuer in SignMeUp registriert sein?

Nein, der Betreuer muss nicht in SignMeUp registriert sein. Er erhält die E-Mail mit dem Link zur Genehmigung und kann dann ohne Login die Genehmigung erteilen oder ablehnen.

Video

Das folgende Video zeigt einen kurzen Überblick über die Themenvergabe mit Genehmigung.